Complete oplossing

Met OfficeTalk haalt u complete mailserver- en clientsoftware in huis. Met ondersteuning voor meerdere accounts, pop3 connectie, Batched SMTP, autoresponders etc. is de functionaliteit zo uitgebreid dat u geen andere oplossingen en/of software meer nodig heeft.

De mailclient heeft naast alle gangbare functionaliteiten zoals HTML (RTF) mail (e-mail met opmaak), mail rules en mailing lists de mogelijkheid om per email gepersonaliseerde mailingen te versturen m.b.v. mail sjablonen. Daarnaast is het pakket veiliger dan de conventionele email client software.

Ook via de API is het versturen en ontvangen van mailberichten aan te sturen. Op die manier kunt u dus uw eigen software (laten) koppelen en gebruik laten maken van de mailfaciliteiten van Officetalk.

OfficeTalk biedt naast de gewone manier van werken ook een web client. Dit is een replica van de OfficeTalk applicatie die via een internet browser te bereiken is. U heeft dan de software niet nodig om in uw agenda en email te kunnen komen. Hiervoor is wel vereist dat uw server een permanente verbinding heeft met het internet (bijvoorbeeld ADSL). Verder is de agenda en mail te bereiken via een WAP telefoon.

Meerdere agenda's beheren
OfficeTalk stelt u in staat om de agenda van uw medewerkers en voorzieningen bij te houden. U kunt meerdere agenda's tegelijk op uw scherm bekijken en beheren. Ideaal voor secretaresses, teamliders of projectmanagers. U kunt naast agenda's voor de gebruikers ook een oneindig aantal agenda's aanmaken voor voorzieningen zoals cursusruimten, vergaderzalen, auto's, beamers, etc.   

Planners
In OfficeTalk is ook een compleet planbord geïntegreerd waarmee u lange termijn planningen kunt bijhouden die al dan niet gekoppeld zijn aan bepaalde agenda's. Deze planner wordt in de praktijk veelal gebruikt voor het bijhouden van Vakantie en vrije dagen, maar natuurlijk kunt u er ook andere zaken in bijhouden.     

Rechtenstructuur
Natuurlijk zijn alle rechten in te stellen zodat u agenda's kunt beveiligen. Zo kunt u medewerkers toestaan om wel in een agenda te kijken maar niet te wijzigen. Of alleen afspraken te maken, maar niet te wijzigen of te verwijderen.

Documenten maken met uw favoriete tekstverwerker
In OfficeTalk kunt u uw standaardbrieven opslaan met uw favoriete tekstverwerker. Daarna kunt u zeer eenvoudig een brief en/of fax maken waarbij alle gegevens van de geadresseerde automatisch ingevuld worden. Ook kunt u op deze manier in een paar klikken mailings de deur uit doen.

Historie
Alle documenten worden in de database opgeslagen en gekoppeld aan het betreffende contactpersoon of project. Hierdoor kunt u ten alle tijde makkelijk de documenten terugvinden en hoeft u ook niet na te denken waar u uw documenten moet opslaan.

Compatibiliteit
OfficeTalk slaat documenten op in het RTF formaat (Rich Text Format), dat een algemene standaard is voor het opslaan van documenten. Iedere tekstverwerker met opmaakmogelijkheden kan werken met RTF bestanden. Hierdoor bent u vrij in het kiezen van uw tekstverwerking software, of dit nu Microsoft Word, Corel WordPerfect of Star Office is.

Ook zijn documenten beter uit te wisselen met bijvoorbeeld Linux of Mac gebruikers.

Beheer projecten en processen
Binnen OfficeTalk Professional kunt u middels de project module taken uitdelen en de voorgang ervan in de gaten houden. Verder kunt u middels de "Job" andere zaken koppelen aan een projectadministratie. U kunt dus een historie opbouwen voor een project (of zaak of object, etc.) met daarin alle afspraken, emails, documenten, telefoongesprekken etc. die met het betreffende project te maken hebben. Ook kunt u verschillende soorten projecten maken en is het systeem voorbereid voor koppeling met een financieel urenregistratie software pakket.